Veranstaltungsdesign leicht gemacht: eine 10-Punkte-Anleitung

Beginnen wir mit der Basis eines jeden er­folg­rei­chen Ver­an­stal­tungs­de­signs – und diese bildet eine ko­hä­ren­te Mar­ken­iden­ti­tät. Sie spielt eine zentrale Rolle für ein durch­gän­gi­ges Er­schei­nungs­bild und eine höhere Wie­der­er­ken­nung.

Die Entwicklung der Markenidentität beginnt üb­lich­er­wei­se mit der Er­stel­lung eines Ver­an­stal­tungs­lo­gos und setzt sich fort durch die De­fi­ni­tion von Farb­sche­ma­ta sowie cha­rak­ter­is­tischen Schrift­ar­ten. Die Mar­ken­iden­ti­tät ist zweifellos das Herz­stück, da sie sämtliche De­sign­ele­men­te beeinflusst – von Ein­la­dun­gen bis hin zu Na­mens­schil­dern und der Aus­ge­stal­tung von Power­Point-Prä­sen­ta­tio­nen.

Es ist jedoch entscheidend, diese Identität nicht im luftleeren Raum zu gestalten. Statt­des­sen sollte zunächst geklärt werden, für welche Ziel­grup­pe die Ver­an­stal­tung gedacht ist, welchen Namen sie trägt und ob bei­spiels­wei­se ein Motto oder Leit­thema existiert.

Eine gute Gestaltung richtet sich immer an jemanden, und sie braucht Abnehmer, so viel steht fest. Ein effektives Ver­an­stal­tungs­de­sign berücksichtigt dabei stets die Be­dürf­nis­se des eigenen Un­ter­neh­mens und darüber hinaus die der Teil­neh­men­den. Gerade die Wünsche, Interessen und Erwartungen der Besucher:innen sind er­folgs­ent­schei­dend.

Rückt also eure Zielgruppen in den Fokus und untersucht unter anderem ihre äs­the­ti­schen Prä­fer­en­zen, um euch diesem im Look and Feel anzunähern. Nur so schafft ihr es letztlich, zielgruppengerechte Wer­be­ma­te­ri­alien für eurer Event zu entwickeln.

Warum das derart wichtig ist? Ein an­sprech­en­des und ziel­ge­rich­te­tes Design steigert die Teilhabe, bleibt haften und stärkt die Bindung. So wird sich auch gerne noch zu einem späteren Zeit­punkt an das tolle Event erinnert. Einfach unvergesslich. 🙌

Die ersten visuellen Ideen sind in der Pipeline, aber halt, einen Schritt zurück bitte. Denn Ziel­grup­pen­fokus und Präzision fangen meist schon mit dem Namen der Ver­an­stal­tung und dem Claim an. Dabei solltet ihr unbedingt darauf achten, Miss­ver­ständ­nis­se zu vermeiden – auch Dop­pel­deu­tig­kei­ten. 🧐 Entwickelt einen ein­präg­samen und ein­zig­ar­ti­gen Namen, gerne auch einen Slogan und einen Hashtag, und legt dann erst die Gestaltung fest.

Unser Tipp: Aus zahlreichen Projekten wissen wir, dass eine klare und verständliche Kom­mu­ni­ka­tion essenziell ist. Nutzt also prägnante Bot­schaf­ten und eine leicht verständliche Sprache in allen Kom­mu­ni­ka­tions­ma­ter­ialien. Letzteres ist einmal mehr wichtig, wenn ihr z.B. zwei­spra­chig kommuniziert und eure Materialien auf Deutsch und Englisch herstellen lassen möchtet. 💬

Wie sollte der Gestaltungsrahmen aussehen? Welche As­so­zia­tio­nen habt ihr, wenn ihr an das Thema denkt? Manchmal muss man in Sachen „Event­de­sign“ gar nicht allzu kreativ werden und das Rad völlig neu erfinden. Denn in vielen Fällen bietet sich eine thematische Gestaltung an, die dann me­dien­über­grei­fend und in kon­sis­ten­ter Weise etabliert werden sollte. Das kann auf Ein­la­dungs­karten, in Mailings, auf Hin­weis­schildern, Lanyards, Merchandise & Co. umgesetzt werden – bis zur Dekoration einzelner Tische, Wände und Aus­stel­lungs­flä­chen.

Vom Pre-Event bis nach der Veranstaltung eine einheitliche Atmosphäre zu schaffen, ist wesentlich für eine gelungene Event-Experience.

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Sponsoren und Kooperationen genügend Raum zu geben, ist wichtig, auch in der Ge­stal­tung. Aber dezent und ausgewogen sollte es sein. Integriert Partnerlogos mög­lichst harmonisch in das Event-Branding und platziert sie geschickt ins Ge­samt­de­sign. Manchmal ist es dabei ratsam, sie bei­spiels­wei­se in schwarz-weiß auf Plakaten zu platzieren, um das Auge nicht vom eigentlichen Kern­de­sign und von den zentralen Messages abzulenken.

Unser Tipp: Wert­schät­zung gegenüber Sponsoren muss sich nicht nur visuell ausdrücken. In der Kon­zep­tion solltet ihr bereits be­rück­sich­tigen, euren Sponsoren als Dankeschön Design- und Textvorlagen für Newsletter, Social Media & Co. zu gestalten. Das steigert nicht nur die Reich­wei­te der Ver­an­stal­tung und mul­ti­pli­ziert die Sicht­bar­keit des Event-Brandings, sondern festigt auch die Be­zie­hung zu euren Partnern. 🫶

Umweltschonendes Design liegt voll im Trend, darüber haben wir bereits an anderer Stelle gebloggt. 🌱 Also versucht, den Einsatz von Papier durch digitale Ein­lass­sys­te­me, Online-Pro­gramm­hefte und andere elek­tro­ni­sche Medien zu reduzieren. Berücksichtigt dabei nachhaltige Gestaltungsprinzipien, unter anderem bei der Auswahl von Print-Ma­terialien, und versucht Design-Elemente möglichst nachhaltig (auch für zukünftige) Events zu konzipieren. Dies nicht nur im Einklang mit Um­welt­be­wusst­sein, sondern auch als positiver Beitrag zum jetzigen und künftigen Ver­an­stal­tungs­er­lebnis. 🌎

Ein "Digital-First"-Ansatz ist in dem Zu­sam­men­hang einmal mehr Trumpf. Schaut also, dass eure Medien digital maximale Sicht­bar­keit haben, die Kontraste gerade für eine optimale Dar­stel­lung auf Displays stark sind und die Schriften online in ver­schie­de­nen Formaten leicht lesbar sind. Das sind nur ein paar ent­schei­den­de Kriterien für er­folg­rei­ches Ver­an­stal­tungs­de­sign.

Denn Hand aufs Herz ❤️: Die Nutzung von Homepages, Landingpages, Social Media und anderen digitalen Kanälen ermöglicht euch eine effektive Promotion, die zeit- und ortsgebunden ist. Eine solche Ver­mark­tung spätestens bei Ver­an­stal­tungen, die ein gewisses Ein­zugs­ge­biet haben und überregional werben wollen, ist deutlich um­welt­freund­lich­er als bei­spiels­wei­se nationale Pla­kat­wer­bung zu schalten. 🌿

Soziale Medien spielen eine ent­schei­den­de Rolle bei der Eventpromotion. Daher ist auch in diesem Bereich ein plan­volles Vor­gehen gefragt. Ge­stal­tet eure Social Media Postings im Ver­an­stal­tungs­bran­ding, denn genauso wie in anderen Medien zählt auf Instagram, LinkedIn, YouTube und Co. Konsistenz und Prägnanz.

Einheitlichkeit ist bei Social Media zwar wichtig, aber noch bedeutender ist es, es nicht lang­wei­lig werden zu lassen. Achtet darauf, dass sich die Designs nicht zu schnell abnutzen. Dies gilt sowohl für or­ga­nische Postings als auch für bezahlte Wer­be­maß­nah­men, um eine kraft­volle digitale Präsenz zu bewahren. Nutzt dazu visuell ansprechende Grafiken und integriert interaktive Elemente wie Animationen, Sticker und Umfragen, um die Auf­merk­sam­keit in der Pre-Event-Phase weiter zu steigern. Des Weiteren solltet ihr Wert auf optimale Format-Dar­stel­lun­gen und die Ein­hal­tung von ent­sprech­en­den Schutzzonen legen, bei­spiels­weise bei Instagram Stories, um die Interaktion an den relevanten Stellen zu maximieren.

Nun noch zwei weitere Pro-Tipps: Wie bereits angedeutet, erstellt auch einen ein­zig­ar­tigen Hashtag, um mehr Engagement zu fördern. Plant eure Beiträge außerdem zeitlich abgestimmt, um die Reichweite zu maximieren und die Ver­an­stal­tung online ins Gespräch zu bringen. Ins­be­son­dere bei einer rein organischen Promotion spart nicht am Vorlauf, denn ohne Wer­be­budget gibt es oft keinen Schnell­start.

Wer dennoch lieber mit Print-Produkten arbeitet, sollte darauf achten, sie einfach und prägnant zu gestalten. Verwende auffällige Grafiken und platziere wichtige Kontaktdaten strategisch. Beachte bei der Platzierung von Texten Spar­sam­keit und Sinn­haf­tig­keit. Über­la­dene Anzeigen und Plakate haben oft einen ge­gen­tei­ligen Effekt. Habt den Mut, minimalistisch zu kommunizieren – denn auch hier gilt: Weniger ist oft mehr.

Wählt An­zei­gen­plätze, die von eurer Ziel­grup­pe leicht wahr­ge­nommen werden können. Fügt klare Han­dlungs­auf­for­der­ungen hinzu, um die gewünschten Reaktionen zu erzielen, sei es die Teilnahme an einer Ver­an­stal­tung oder der Besuch einer bestimmten Website.

Achtet darauf, eine leicht merkbare URL zu wählen. Fügt zudem, besonders bei Plakaten oder Flyern, QR-Codes hinzu, um Be­trach­tern einen schnellen Zugang zu zusätzlichen In­for­ma­tio­nen zu ermöglichen. Achtet jedoch darauf, dass die Größe des QR-Codes gut gewählt ist, damit er leicht mit Smartphones gescannt werden kann. 📱

Merchandise- und Promoartikel bleiben haften. Sie sind nicht nur ein Symbol für euer Event, sondern auch ein echter Publikumsliebling. Die Auswahl reicht von klassischen Jutebeuteln bis hin zu Stickern und Tassen, die als Erinnerungsstücke dienen und gleichzeitig einen praktischen Nutzen bieten. 🛍️ Auch hier sollte sich das Branding wiederfinden und bspw. das Veranstaltungslogo deutlich hervorgehoben werden, um eine starke Markenpräsenz zu schaffen.

Achtet darüber hinaus darauf, hochwertige Materialien zu verwenden, die Langlebigkeit und Funktionalität gewährleisten. Dies ist auch in Sachen "nachhaltiges Design" wichtig. 🌱 Ressourcen sollten bewusst eingesetzt werden. Überlegenswert ist z.B. die Einführung einer limitierten Auflage für bestimmte Merchandising-Artikel. Dies verleiht ihnen einen Sammlerwert und betont ihre Exklusivität. Dabei ist es jedoch ebenso wichtig, umweltfreundliche Materialien und Produktionsmethoden zu wählen, um den ökologischen Fußabdruck der Veranstaltung zu minimieren.

Die Vermarktung war erfolgreich und das Event findet statt? Auch hier ist ein durchdachtes Veranstaltungdesign entscheidend, um eine optimale In-Event-Experience 💫 zu schaffen und den Teilnehmenden ein Lächeln auf die Lippen zu zaubern.

Plant die Veranstaltungsfläche so, dass sie flexibel genutzt werden kann und visuell ansprechend wirkt. Das konzipierte Layout und markante Design-Elemente sollten sich daher auch in den Räumlichkeiten wiederfinden. Stellt klare und gut sichtbare Wegweiser und Beschilderungen auf, um die Orientierung zu erleichtern und den Besuchern ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Eine gut organisierte Veranstaltung trägt entscheidend zu einer positiven Erfahrung bei. 🪧 So schafft ihr eine Veranstaltungsumgebung, die Spaß macht und durch eine klare Gliederung überzeugt.

Denkt auch an Details, die das Ambiente verbessern können: von der Auswahl der Farben und Texturen bis hin zu innovativen Bühnenlayouts oder kreativen Dekorationselementen. Jedes Designelement kann dazu beitragen, dass sich die Teilnehmenden willkommen und wohl fühlen und gleichzeitig das Veranstaltungsthema oder -ziel unterstreichen. 🌟

Unsere Anleitung bietet eine klare Roadmap für die Erstellung erfolgreicher Ver­an­stal­tungs­de­signs und zeigt, auf welche Basics zu beachten ist – noch oben ist dabei immer noch Spiel­raum. Aber erst mal das Fundament stimmen. Durch das Beachten der 10-Punkte könnt ihr sicher­stellen, dass eure Ver­an­stal­tung nicht nur visuell an­sprech­end ist und zum Eye­catcher wird, sondern dass sie auch positiv im Gedächtnis bleibt und dass man sich gerne an sie erinnert.

Und falls ihr noch Unterstützung für euer Veranstaltungsdesign braucht, können wir euch gerne helfen. Teilt uns hierfür einfach mit, bei welchem Step wir euch un­ter­stüt­zen können oder nutzt unseren Easy Projekt-Starter. 🤝