Events sind ein wichtiger Bestandteil der PR-Strategie eines jeden Unternehmens und haben berechtigterweise einen fest Platz in der Öffentlichkeitsarbeit. Auch wenn die Konzeption und Organisation solcher Veranstaltungen hinreichend bekannt ist, ist eins gerade im Mittelstand meist noch ausbaufähig: nämlich deren gekonnte Überführung in soziale Medien. Daher dreht sich unser heutiger Beitrag um die Event-Kommunikation via Social Media. Erfahrt mehr über die Live-Coverage per Social Media, wie man systematisch vorgeht und wodurch die Berichtserstattung in Echtzeit mehr Sichtbarkeit erlangt – und das, ohne die Gästeliste zu sprengen! 🙂

Warum Live-Coverage wichtig ist?

Die Live-Berichterstattung von Events ist eine tolle Möglichkeit, die eigene Community und alle, die nicht vor Ort sein können, an der Veranstaltung bzw. dem Happening teilhaben zu lassen. Ortsungebundenes Marketing, das Nähe aufbaut und Nahbarkeit signalisiert. Denn durch Postings und Stories in Echtzeit haben Follower:innen das Gefühl, trotzdem dabei zu sein und die Veranstaltung ein Stück weit miterleben zu dürfen. Und das rein theoretisch, ganz bequem von der Couch aus, stilecht in Jogging-Hose versteht sich. 😉 Komfortabler war Marken-Teilhabe also noch niemals zuvor.
Gleichzeitig können User:innen auch bspw. per Direktnachricht ganz offen ihre Fragen stellen und Antworten erhalten. Oder sie können ihr Wissen zum aktuellen Geschehen vor Ort auf die Probe stellen und sich zum Beispiel sich durch die Teilnahme an interaktiven Quizzen aktiv ins Geschehen einbringen. Ein engagement-förderlicher Ansatz, der Lust auf mehr macht und den Fear-of-Missing-Out anheizt.
In der Summe können all die online kommunizierten Eindrücke nicht nur das Image des Gastgebers positiv beeinflussen, sondern sie prägen vor allem die Wahrnehmung der Empfänger:innen. Ja, so vermögen Echtzeitberichte über Social Media die Markenloyalität und die Markenpräferenz zu steigern. Denn die transportierten Emotionen und die freudigen Ereignisse stärken die Bindung zum Absender und bleiben der Community positiv in Erinnerung. Live-Coverage ist also ein Muss der modernen PR-Arbeit und gehört sozusagen zum Einmaleins der erfolgreichen Event-Kommunikation.
Wie ihr euch gut darauf vorbereitet, was während der Veranstaltung von Bedeutung ist und worauf es im Nachgang ankommt? Das erfahrt ihr jetzt.

Die Vorbereitung des Events

Vor Ort kann es bei einem Event schon mal stressig zugehen, weshalb eine gute Vorbereitung das A und O ist. Und oftmals vergisst man die banalsten Dinge. Daher haben wir hier ein Best-off zusammengestellt, welches wir auch für die Echtzeit-Berichterstattung bei unseren Kunden nutzen:

  • Habe ich das Handy aufgeladen, mit dem ich Fotos und Videos aufnehme?
  • Ist genügend Speicherplatz frei?
  • Brauche ich ein Ladekabel oder eine Power-Bank für den Zeitraum der Veranstaltung?
  • Steht mir vor Ort ein stabiles WLAN zur Verfügung?
  • Habe ich die Instagram-, Facebook- oder LinkedIn-Zugänge gecheckt?
  • Sind die Social Media Konten ggf. schon miteinander verknüpft, sodass automatisiert etwas erfolgt?
  • Nutze ich ein externes Tool für die Berichterstattung?

Diese Fragen gilt es im Vorfeld zu klären, damit am Tag X keine unerwarteten Überraschungen auftreten, die hätten vermieden werden können. Unser absoluter Pro-Tipp: Um weitere Vorbereitungen zu betreiben, könnt ihr euch zudem schon passende Captions für bspw. Instagram-Stories vorschreiben, euch vorher genau mit dem Ablaufplan auseinandersetzen und anhand dessen bestimmen, welche Art von Content auf keinen Fall bei der Live-Coverage fehlen sollte. Darüber hinaus kann auch die automatische Speicherung von Stories bei Instagram hilfreich sein, um sicherzugehen, dass keine Fotos verloren gehen. Klingt gut? Dann kann's auch schon losgehen mit dem Event.

Ein Projekt starten?

Es ist soweit: Das Event geht los

Seid ihr vor Ort angekommen, solltet ihr euch zuerst einen Überblick über die Location verschaffen und u.a. die Raumverhältnisse kennenlernen. Außerdem ist es sinnvoll, immer genügend Puffer einzuplanen – auch, um in Ruhe die Technik aufzubauen, die Internetverbindung auszutesten bzw. das WLAN einrichten.

Anschließend könnt ihr passende Foto-Objekte wie für stimmungsvolle Nahaufnahmen und Sweet Spots heraussuchen sowie die besten Lichtverhältnisse ausmachen, was insbesondere wichtig ist, falls Interviews vor Ort durchgeführt werden sollen.

Wenn ihr euch in der Umgebung sicher fühlt, könnt ihr auch effektiver und effizienter arbeiten. Während des Events ist es wichtig, dass ihr durch eventuelle Hektik nicht durcheinanderkommt und eins nach dem anderen postet. Auch spontane Änderungen bzw. Fauxpas sind ganz normal, aber nichts, was sich nicht meistern lässt. Zu guter Letzt: Spaß haben nicht vergessen! Neben der Live-Übertragung lernt ihr tolle Leute kennen und könnt trotz Arbeit eine wundervolle Zeit verbringen.

Die nachträgliche Aufbereitung der Veranstaltung

Ist das Event beendet und war es ein voller Erfolg, ist die Social Media Arbeit noch lange nicht vorbei. Für Follow-up-Content können aufgenommene Foto- und Video-Snippets markentreu aufbereitet und gepostet werden. Aus Fotos sind im Handumdrehen attraktive Karussell-Postings oder Foto-Alben gezaubert, die dann als Throwback zum Einsatz kommen können. Zudem lassen sich bspw. aus Interview-Sequenzen noch einmal O-Töne herauslösen oder spezielle Statements für Zitate herausarbeiten. Ebenfalls empfiehlt es sich, im Nachgang ein Story-Highlight auf Instagram anzulegen. Auf die Art kann die Community zu einem späteren Zeitpunkt an der Veranstaltung teilhaben und auch neue Follower:innen können sich über das Event informieren.

Last but not least: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen – und gerade bei Events ist zwar eine gute Planung vonnöten, aber 100% kontrollieren kann man eben nicht alles. Und gerade das macht das Thema ja auch so spannend. 😉 Also versucht, es locker zu nehmen, falls mal eine Kleinigkeit daneben geht und mal nicht alles 120% gelaufen ist. Das Wichtigste ist, dass ihr aus Fehlern lernt und unnötige Schnitzer beim nächsten Mal vermeidet. Denn nur so könnt ihr euch persönlich und beruflich weiterentwickeln.

Hi. Hola. Hallo.

Lust auf mehr Event-Input?

Das nächste Event ruft? Die nächste PR-Maßnahme steht vor der Tür? Die nächste Gelegenheit für Live-Coverage ist am Horizont bereits zu sehen? Das ist prima! Und für diejenigen, die gerade noch mitten in der Planung stecken und Lust auf Support haben bzw. auf ein Sparring haben, einfach eine E-Mail schreiben oder unseren Projekt-Starter aufsuchen. Wir können euch gerne beraten oder unterstützen.

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