Seit Beginn der Pandemie hat sich die Arbeitswelt einmal mehr gewandelt und viele von uns nehmen seit 2020 mehr oder weniger regelmäßig an virtuellen Events und Meetings teil. Als Remote Agentur leben wir natürlich in besonderem Maße New Work und haben auch intern eine extrem digitale Kultur – doch auch bei unseren Kunden haben sich Konferenzen, Leitmessen, Workshops und Branchen-Treffs sukzessive in die Onlinewelt verschoben. Für virtuelle Events, die eure Teilnehmer:innen nachhaltig begeistern, haben wir einige Tipps zusammengetragen. Auf die Art gelingt die Planung garantiert.

1. Die Motivation: Warum ein Online Event und für wen soll es sein?

Was ist die Motivation, das virtuelle Event zu hosten? Welche Gründe sprechen dafür und für wen mache ich mir eigentlich die ganze Mühe? Ja, diese Fragen mögen auf den ersten Blick trivial und vielleicht sogar überflüssig klingen, aber sie sind's in der Regel nicht. Vielmehr lassen sich erst die Weichen für ein erfolgreiches Planungsgeschehen stellen, wenn man weiß, was und wen man mit der Veranstaltung erreichen möchte.

Handelt es sich um ein internes Event oder um ein externes? Soll sich bspw. das Team besser kennenlernen? Sollen Vertriebler:innen ausgezeichnet werden? Oder soll das Unternehmen einem breiten Publikum potenzieller Interessent:innen wie bspw. bei einem Gratis-Webinar vorgestellt werden? Erst wenn die Basis-Arbeit geleistet ist, die Ziele klar umrissen und die Zielgruppe eng umfasst sind, könnt ihr in die eigentliche Planungsphase übergehen.

2. Der Ablauf: Was steht auf dem Programm?

Ist der Auftakt gemacht und der Budget-Rahmen bewilligt, kann es an die inhaltliche Ausgestaltung und Planung gehen. Schließlich möchte man den Teilnehmer:innen ein fantastisches Event-Erlebnis bieten und dazu gehört nun mal ein attraktives Programm. Leichter gesagt, als getan. Denn meist sprudeln in Brainstormings die kreativen Ideen meist nur so über. Da im Plan zu bleiben und sich nicht in alle Himmelsrichtungen tragen zu lassen, kann schon mal eine Herausforderung sein.

Für mehr Fokus und Struktur in solchen Fällen empfehlen wir in einem ersten Schritt auf vergangene Veranstaltungen zu blicken. Konkret heißt das: Schaut, an welche Erfolge ihr andocken könnt. Was ist bei euren Teilnehmer:innen immer gut angekommen, was weniger? Geistern vielleicht sogar noch irgendwo Feedback-Bögen von früheren Events herum, aus denen ihr Verbesserungsbedarf ablesen könnt? Hört euch darüber hinaus auch im eigenen Haus um. Wer weiß, vielleicht hat das Kollegium ja noch die ein oder andere Geheimwaffe in petto.

Apropos Geheimwaffen: Fragt euch bei der Programmgestaltung, wer oder was die maximale Aufmerksamkeit bei der gewünschten Zielgruppe bekommen würde. Ist es ein Thema, das ihr vorzugsweise aus eigenen Reihen bestreiten möchtet oder ist es für euer virtuelles Event sinnvoll, besondere Speaker:innen anzufragen? Gerade falls ihr aus strategischen Gesichtspunkten mit Externen zusammenarbeitet möchtet, braucht es durchaus zeitlichen Vorlauf, um wirklich einen tollen Fit hinzubekommen und euch handelseinig zu werden.

Zu guter letzt: Erstellt eine klare Agenda bzw. einen Ablauf mit Tagesordnungspunkten. Definiert den Zeitrahmen für einzelne Punkte und kommuniziert den Ablauf bereits vorab. So wissen alle Beteiligten und Teilnehmer:innen was wann passiert – für mehr Sicherheit, Klarheit und Ordnung. Das ist gerade für Formate, bei denen die Weitergabe von Wissen im Zentrum steht, bedeutsam. Schließlich lassen sich so unliebsame Spannungen und auch Wartezeiten vermeiden. Stellt gerade für solche Anlässe eine übersichtliche Tagesordnung mit deutlich gekennzeichneten Zeitangaben und relevanten Links zur Verfügung, damit die Teilnehmer:innen im Voraus planen können.

3. Die Technik: Welches Format wie umsetzen?

Nachdem festgelegt wurde, warum das Event überhaupt stattfinden soll und an wen es sich richtet, sollte das entsprechende Format festgelegt werden. Fragt euch, welche Länge passend ist – ob mit oder ohne Pause, ob eher statistisch/erklärend oder dynamisch/involvierend. Bei der Formatauswahl solltet ihr euch also die Frage stellen, was besonders wichtig ist. Spielt Interaktion eine entscheidende Rolle? Sollen sich die Teilnehmer:innen aktiv einbringen? Sollen sie niederschwellig Umfragen beantworten? Oder reicht es, wenn sie medial gestützt Informationen erhalten, weil Wissensvermittung im Vordergrund der Veranstaltung steht?

Wenn ihr diese Fragen geklärt habt, solltet ihr die technische Durchführung planen. Welche technischen Voraussetzungen müssen die Teilnehmer:innen haben? Welches Tool eignet sich am besten für das gewählte Format? Ist Zoom oder  auch Microsoft Teams für euren Zwecks ausreichend? Oder muss vielleicht besser eine OBS-Lösung her oder wäre gar ein Conferencing-Tool ratsam?

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4. Die Promotion: Das virtuelle Event bewerben

Auch wenn die Organisation von virtuellen Events schnell von der Hand gehen mag, wird eins gern unterschätzt: die notwendige Ausdauer und Beharrlichkeit, die es nun mal braucht, um ein solches Event zum Erfolg zu führen und mit den entsprechenden Wunschteilnehmer:innen zu füllen – zumindest, wenn die Rede von externen Events ist. 😊

Handelt es sich also bei eurem Event nicht um eine firmeninterne Veranstaltung, solltet ihr unbedingt ausreichend Zeit für die Bewerbung und Vermarktung des Spektakels einplanen. Ihr könnt in dem Zusammenhang auf eure Social Media Kanäle zurückgreifen oder andere Online Marketing Tools wie Landing Pages, Newsletter Versand oder Google Ads systematisch nutzen.

Macht euch am besten einen Redaktionsplan, der die verschiedenen Medien abdeckt, sodass nichts Wesentliches in Vergessenheit geraten kann. Von den ersten Save-The-Date-Posting und Early Bird Aktionen über Instagram Countdowns bis hin zum Last Chance Mailings geht so garantiert nichts unter.

Kleiner Tipp am Rande: Oft sind es die kleinen Dinge, den den Schuh erst so richtig schön rund werden lassen. In diese Kategorie fällt wohl auch der nachfolgende Tipp: Nutzt eure Mail-Signatur für die Bewerbung des Events und integriert einen auffälligen Störer in ihr. Schließlich sind Mails im beruflichen Kontext immer noch Kommunikationsmittel Nr. 1. Insofern: Eine kleine Maßnahme mit großer Wirkung. 📮

5. Die Durchführung: Die Generalprobe vor der Show

Kein Konzert, ohne Soundcheck... so ähnlich gilt das auch bei virtuellen Events. Während das Event stattfindet, ist ein reibungsloser Ablauf sehr wichtig, deswegen ist es sinnvoll, zuvor eine Generalprobe durchzuführen und alles auf Herz und Nieren zu testen. Funktioniert die Technik? Ist der Sound einwandfrei? Kann der Bildschirm geteilt werden? Sind die Präsentationen leserlich und attraktiv? Gibt es ein Startbild, das als Intro für die Veranstaltung dient? Funktioniert der Link zur Veranstaltung auch wirklich, sodass die Teilnehmer:innen einen richtigen Zugang zum Tool haben?

Und dann heißt es auch schon: Let’s go and have fun!

Goodiebags als kleine Aufmerksamkeit vor Ort

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft oder auch die Interaktion... Ja, je nach Event-Format bietet es sich an, passende Goodiebags zu verschicken und das virtuelle Event in die reale Welt zu verlängern. So haben eure Teilnehmer:innen etwas Greifbares, das sie entweder freudig auf die Veranstaltung einstimmt oder das sie währenddessen in der Hand halten können oder das sie eben im Nachgang an das Event an die Veranstaltung erinnert... Für einen firmeninternen Cocktailabend könntet ihr zum Beispiel leckere Zutaten für einen Gin & Tonic nett verpackt zusammenstellen; für einen Kunden-Workshop indessen ein Notizblock mit Kugelschreiber und dazu noch ein bisschen Brain Food für die Mittagspause. Der Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt – und mit einer kleinen Notiz verleiht ihr der Box noch eine persönliche Note! 💌

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Ihr seid auf den Geschmack gekommen und möchtet mehr erfolgreiche Events hosten? Dann schreibt uns gerne eine Mail oder bucht einen unverbindlichen Zoom-Termin über Calendly  und wir überlegen gemeinsam, wo und wie wir euch unterstützen können.