Seit Beginn der Pandemie hat sich die Arbeitswelt einmal mehr gewandelt und viele von uns nehmen seit 2020 mehr oder weniger regelm├Ą├čig an virtuellen Events und Meetings teil. Als Remote Agentur leben wir nat├╝rlich in besonderem Ma├če New Work und haben auch intern eine extrem digitale Kultur ÔÇô doch auch bei unseren Kunden haben sich Konferenzen, Leitmessen, Workshops und Branchen-Treffs sukzessive in die Onlinewelt verschoben. F├╝r virtuelle Events, die eure Teilnehmer:innen nachhaltig begeistern, haben wir einige Tipps zusammengetragen. Auf die Art gelingt die Planung garantiert.

1. Die Motivation: Warum ein Online Event und f├╝r wen soll es sein?

Was ist die Motivation, das virtuelle Event zu hosten? Welche Gr├╝nde sprechen daf├╝r und f├╝r wen mache ich mir eigentlich die ganze M├╝he? Ja, diese Fragen m├Âgen auf den ersten Blick trivial und vielleicht sogar ├╝berfl├╝ssig klingen, aber sie sind's in der Regel nicht. Vielmehr lassen sich erst die Weichen f├╝r ein erfolgreiches Planungsgeschehen stellen, wenn man wei├č, was und wen man mit der Veranstaltung erreichen m├Âchte.

Handelt es sich um ein internes Event oder um ein externes? Soll sich bspw. das Team besser kennenlernen? Sollen Vertriebler:innen ausgezeichnet werden? Oder soll das Unternehmen einem breiten Publikum potenzieller Interessent:innen wie bspw. bei einem Gratis-Webinar vorgestellt werden? Erst wenn die Basis-Arbeit geleistet ist, die Ziele klar umrissen und die Zielgruppe eng umfasst sind, k├Ânnt ihr in die eigentliche Planungsphase ├╝bergehen.

2. Der Ablauf: Was steht auf dem Programm?

Ist der Auftakt gemacht und der Budget-Rahmen bewilligt, kann es an die inhaltliche Ausgestaltung und Planung gehen. Schlie├člich m├Âchte man den Teilnehmer:innen ein fantastisches Event-Erlebnis bieten und dazu geh├Ârt nun mal ein attraktives Programm. Leichter gesagt, als getan. Denn meist sprudeln in Brainstormings die kreativen Ideen meist nur so ├╝ber. Da im Plan zu bleiben und sich nicht in alle Himmelsrichtungen tragen zu lassen, kann schon mal eine Herausforderung sein.

F├╝r mehr Fokus und Struktur in solchen F├Ąllen empfehlen wir in einem ersten Schritt auf vergangene Veranstaltungen zu blicken. Konkret hei├čt das: Schaut, an welche Erfolge ihr andocken k├Ânnt. Was ist bei euren Teilnehmer:innen immer gut angekommen, was weniger? Geistern vielleicht sogar noch irgendwo Feedback-B├Âgen von fr├╝heren Events herum, aus denen ihr Verbesserungsbedarf ablesen k├Ânnt? H├Ârt euch dar├╝ber hinaus auch im eigenen Haus um. Wer wei├č, vielleicht hat das Kollegium ja noch die ein oder andere Geheimwaffe in petto.

Apropos Geheimwaffen: Fragt euch bei der Programmgestaltung, wer oder was die maximale Aufmerksamkeit bei der gew├╝nschten Zielgruppe bekommen w├╝rde. Ist es ein Thema, das ihr vorzugsweise aus eigenen Reihen bestreiten m├Âchtet oder ist es f├╝r euer virtuelles Event sinnvoll, besondere Speaker:innen anzufragen? Gerade falls ihr aus strategischen Gesichtspunkten mit Externen zusammenarbeitet m├Âchtet, braucht es durchaus zeitlichen Vorlauf, um wirklich einen tollen Fit hinzubekommen und euch handelseinig zu werden.

Zu guter letzt: Erstellt eine klare Agenda bzw. einen Ablauf mit Tagesordnungspunkten. Definiert den Zeitrahmen f├╝r einzelne Punkte und kommuniziert den Ablauf bereits vorab. So wissen alle Beteiligten und Teilnehmer:innen was wann passiert ÔÇô f├╝r mehr Sicherheit, Klarheit und Ordnung. Das ist gerade f├╝r Formate, bei denen die Weitergabe von Wissen im Zentrum steht, bedeutsam. Schlie├člich lassen sich so unliebsame Spannungen und auch Wartezeiten vermeiden. Stellt gerade f├╝r solche Anl├Ąsse eine ├╝bersichtliche Tagesordnung mit deutlich gekennzeichneten Zeitangaben und relevanten Links zur Verf├╝gung, damit die Teilnehmer:innen im Voraus planen k├Ânnen.

3. Die Technik: Welches Format wie umsetzen?

Nachdem festgelegt wurde, warum das Event ├╝berhaupt stattfinden soll und an wen es sich richtet, sollte das entsprechende Format festgelegt werden. Fragt euch, welche L├Ąnge passend ist ÔÇô ob mit oder ohne Pause, ob eher statistisch/erkl├Ąrend oder dynamisch/involvierend. Bei der Formatauswahl solltet ihr euch also die Frage stellen, was besonders wichtig ist. Spielt Interaktion eine entscheidende Rolle? Sollen sich die Teilnehmer:innen aktiv einbringen? Sollen sie niederschwellig Umfragen beantworten? Oder reicht es, wenn sie medial gest├╝tzt Informationen erhalten, weil Wissensvermittung im Vordergrund der Veranstaltung steht?

Wenn ihr diese Fragen gekl├Ąrt habt, solltet ihr die technische Durchf├╝hrung planen. Welche technischen Voraussetzungen m├╝ssen die Teilnehmer:innen haben? Welches Tool eignet sich am besten f├╝r das gew├Ąhlte Format? Ist Zoom oder ┬áauch Microsoft Teams f├╝r euren Zwecks ausreichend? Oder muss vielleicht besser eine OBS-L├Âsung her oder w├Ąre gar ein Conferencing-Tool ratsam?

4. Die Promotion: Das virtuelle Event bewerben

Auch wenn die Organisation von virtuellen Events schnell von der Hand gehen mag, wird eins gern untersch├Ątzt: die notwendige Ausdauer und Beharrlichkeit, die es nun mal braucht, um ein solches Event zum Erfolg zu f├╝hren und mit den entsprechenden Wunschteilnehmer:innen zu f├╝llen ÔÇô zumindest, wenn die Rede von externen Events ist. ­čśŐ

Handelt es sich also bei eurem Event nicht um eine firmeninterne Veranstaltung, solltet ihr unbedingt ausreichend Zeit f├╝r die Bewerbung und Vermarktung des Spektakels einplanen. Ihr k├Ânnt in dem Zusammenhang auf eure Social Media Kan├Ąle zur├╝ckgreifen oder andere Online Marketing Tools┬áwie Landing Pages, Newsletter Versand oder Google Ads systematisch nutzen.

Macht euch am besten einen Redaktionsplan, der die verschiedenen Medien abdeckt, sodass nichts Wesentliches in Vergessenheit geraten kann. Von den ersten Save-The-Date-Posting und Early Bird Aktionen ├╝ber Instagram Countdowns bis hin zum Last Chance Mailings geht so garantiert nichts unter.

Kleiner Tipp am Rande: Oft sind es die kleinen Dinge, den den Schuh erst so richtig sch├Ân rund werden lassen. In diese Kategorie f├Ąllt wohl auch der nachfolgende Tipp: Nutzt eure Mail-Signatur f├╝r die Bewerbung des Events und integriert einen auff├Ąlligen St├Ârer in ihr. Schlie├člich sind Mails im beruflichen Kontext immer noch Kommunikationsmittel Nr. 1. Insofern: Eine kleine Ma├čnahme mit gro├čer Wirkung. ­čô«

5. Die Durchf├╝hrung: Die Generalprobe vor der Show

Kein Konzert, ohne Soundcheck... so ├Ąhnlich gilt das auch bei virtuellen Events. W├Ąhrend das Event stattfindet, ist ein reibungsloser Ablauf sehr wichtig, deswegen ist es sinnvoll, zuvor eine Generalprobe durchzuf├╝hren und alles auf Herz und Nieren zu testen. Funktioniert die Technik? Ist der Sound einwandfrei? Kann der Bildschirm geteilt werden? Sind die Pr├Ąsentationen leserlich und attraktiv? Gibt es ein Startbild, das als Intro f├╝r die Veranstaltung dient? Funktioniert der Link zur Veranstaltung auch wirklich, sodass die Teilnehmer:innen einen richtigen Zugang zum Tool haben?

Und dann hei├čt es auch schon: LetÔÇÖs go and have fun!

Goodiebags als kleine Aufmerksamkeit vor Ort

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft oder auch die Interaktion... Ja, je nach Event-Format bietet es sich an, passende Goodiebags zu verschicken und das virtuelle Event in die reale Welt zu verl├Ąngern. So haben eure Teilnehmer:innen etwas Greifbares, das sie entweder freudig auf die Veranstaltung einstimmt oder das sie w├Ąhrenddessen in der Hand halten k├Ânnen oder das sie eben im Nachgang an das Event an die Veranstaltung erinnert... F├╝r einen firmeninternen Cocktailabend k├Ânntet ihr zum Beispiel leckere Zutaten f├╝r einen Gin & Tonic nett verpackt zusammenstellen; f├╝r einen Kunden-Workshop indessen ein Notizblock mit Kugelschreiber und dazu noch ein bisschen Brain Food f├╝r die Mittagspause. Der Kreativit├Ąt sind hier kaum Grenzen gesetzt ÔÇô und mit einer kleinen Notiz verleiht ihr der Box noch eine pers├Ânliche Note! ­čĺî

Ihr seid auf den Geschmack gekommen und m├Âchtet mehr erfolgreiche Events hosten? Dann schreibt uns gerne eine Mail oder bucht einen unverbindlichen Zoom-Termin ├╝ber Calendly ┬áund wir ├╝berlegen gemeinsam, wo und wie wir euch unterst├╝tzen k├Ânnen.