So etwas wie die aktuelle Situation, die durch SARS-CoV-2 ausgelöst wurde, hatten wir noch nie. Im Hauruck-Verfahren wurden in Unternehmen innerhalb von Stunden bis Tagen ganze Geschäftsabläufe und Workflows geändert und angepasst. Auf einmal stellte sich nicht mehr die Frage nach einem möglichen Recht auf Home-Office, sondern zuhause zu arbeiten, wurde in den letzten drei Wochen zur Notwendigkeit… Und das schon angefangen bei der Schließung von Kitas, Schulen und Kindergärten.

Fragen über Fragen

Plötzlich stellten sich Fragen, die selbst für eine sehr digital aufgestellte Agentur nicht direkt zu beantworten waren: Welches Video-Konferenz-Tool nehmen wir? Probieren wir erst mal Videocalls in Slack? Haben alle ausreichend Internetgeschwindigkeit zuhause? Wie sieht es mit den Dateien aus laufenden Projekten aus? Wie tauschen wir die Daten untereinander aus ohne kompletten Zugriff auf die Agentur-Server? Was haben wir an Diensten und Software-as-a-Service schon in Benutzung, was brauchen wir noch? Was machen die Designer mit ihren Gigabyte an Daten? Was machen wir mit allen Dateien und Assets, wenn wir wieder unter einem Dach arbeiten?
 Das sind Fragen, welche alle am Ende beantwortbar, aber innerhalb von zwei Tagen doch eine Herausforderung sind.

Arbeitsprozesse mal anders

„Sorry, überlastet“ vs. "Sorry, ausverkauft"  – wohl dem, der in seiner Firma wenigstens schon eine VPN-Struktur und firmeneigene Laptops hatte und nicht jetzt erst IT-Dienstleister und Technik-Lieferanten in Anspruch nehmen musste. Insofern: Puh, Glück gehabt! Denn das mobile Arbeiten ist dem ein oder anderen bei uns schon vorher nicht fremd gewesen. Dementsprechend standen schon einige (Infra-)Strukturen, auf die wir zurückgreifen konnten.

Aber sicher ist sicher! Also haben wir zunächst einen Test gefahren. Bei uns gingen als Erstes die Pendler in die „Heimarbeit“, zwei Tage später dann (fast) die gesamte Agentur. Wieso nur fast? Da immer noch Post und Pakete eintreffen und auch sonst eine Vor-Ort-Präsenz manchmal nötig ist, blieb und bleibt eine Person in der Agentur und arbeitet von dort aus. Zur Not lassen sich dann so auch vergessene Dateien noch hinterher schicken.

Planning is guessing – aber man kann sich gut aufstellen

Nach nahezu zwei Wochen im Home-Office, mit vielen virtuellen Daily Standups, Kurz-Meetings am Telefon und Kunden-Konferenzen über Zeitzonen und Räume hinweg, stellen wir fest, dass New Work tatsächlich funktioniert. Nicht nur mehr schlecht als recht, sondern in vielen Fällen sogar ziemlich gut. 
Klar, nicht alles klappt direkt reibungslos, aber was am Anfang ungewohnt war, wird zur täglichen Routine – auch wenn hier und da feinjustiert werden muss.

Virtuell vs. Real – das war die falsche Frage

Man kann es jetzt radikal angehen und sich auf das virtuelle Büro einschwören. Schließlich arbeiten einige Tech-Unternehmen ja schon länger so, doch für Werbe- oder Kommunikationsagenturen dürfte das Modell am Ende nicht zu 100% tragbar sein.
 Was sich allerdings zeigt: Die vorher für nicht möglich gehaltene Flexibilität des eigenen Arbeitsplatzes ist sehr wohl da. Selbst in einem eng verzahnten Team – mit teils stark voneinander abhängigen Workflows – lässt sich gut „remote“ arbeiten. Nicht immer, an jeder Ecke und nicht auf Dauer – aber Agenturen können sich durchaus an den Zeitgeist des 21. Jahrhunderts anpassen!