Warum Kick-Off-Workshops wichtig sind

Jedes Team besteht aus individuellen Charakteren, jeder davon mit einer eigenen Arbeitsweise. Der Kick-Off-Workshop dient dazu, die Projektpartner gegenseitig vorzustellen, kennenzulernen und miteinander vertraut zu werden. Auf diese Weise wird der Grundstein für eine offene Kommunikation auf Augenhöhe gelegt.

Zudem hilft es, die Arbeitsweise der anderen Seite zu verstehen. Wird hier eher flexibel und agil gearbeitet? Reichen grobe Milestones, Absprachen und Leitplanken oder braucht's einen klassischen Projektplan in Excel, der bis ins Kleinste geht? Welche Kommunikationswege sind für eine effiziente Abstimmung hilfreich bzw. gelernt? Sind die Kund:innen vielleicht sogar offen für Neues? All das und mehr hilft ein Auftakt-Workshop zu beantworten.

Das Erstgespräch wurde geführt, ein Angebot geschrieben und angenommen – da kann es schon mal sein, dass eine gewisse Zeit ins Land geht und sich Dinge, Konstellationen, Rahmenbedingungen etc. geändert haben. Umso wichtiger ist es, im Auftaktmeeting die Erwartungen an das Projekt deutlich zu rekapitulieren und die daraus entstehenden Aufgaben erneut zu besprechen. So werden Umfang und Anforderungen ins Bewusstsein gerückt, damit alle Beteiligten auf der sicheren Seite sind und ein gemeinsames Projektverständnis entsteht.

Transparenz und Austausch sind das A und O. Damit Erfolge messbar werden, werden direkt zu Projektbeginn die Ziele sowie die Key Performance Indicators (KPIs) gemeinsam festlegt. Gleiches gilt auch für die Zielgruppen und Audience. Ähnlich wie bei einem Briefing werden auch in diesem Bereich alle auf einen Nenner gebracht und können sich zum Projekterfolg committen.

Sollte während des Projekts etwas unklar sein, hilft es, sich die im Kick-Off verabschiedeten Ziele und Zielgruppen erneut vor Augen zu führen und sich auf diese zu konzentrieren. Dementsprechend können dann die Aufgaben und Maßnahmen neu definiert und priorisiert werden. Zudem fördert dieser wichtige Schritt, dass alle nachhaltig an einem Strang ziehen – und sich der gesteckten Ziele zu erinnern, liefert gerade bei Projekten mit längerer Laufzeit immer wieder einen Motivationsschub fürs ganze Team.

Dir fällt es schwer, die richtigen Worte zu finden? Kein Problem – wir helfen dir gerne weiter. Strategisch, beratend oder operativ. Melde dich einfach per E-Mail bei uns. 😌

Halten wir's mit Albert Einstein: "Kreativität ist Intelligenz, die Spaß hat." Also habt zumindest kurz Spaß in euren Kick-Offs und plant ein Zeitfenster für den Austausch kreativer Ideen fest ein. Warum? Auf diese Weise können sich alle Beteiligten über die "Bilder im Kopf" verständigen und bekommen mehr Sicherheit für die gewünschten Stile und Richtungen – sei es sprachlich vom Wording und Tone her, oder grafisch bzw. visuell. Ja, der grundsätzliche Look and Feel kann also schon in Form einer kurzen Ideendusche im ersten Kick-off umrissen werden.

Damit die Zusammenarbeit möglichst reibungslos und effizient verläuft, sollte sich schon in der Initial-Besprechung über die Workflows und Timings ausgetauscht werden. Die Arbeitsabläufe sehen in jeder Agentur und in jedem Unternehmen anders aus, weshalb es umso wichtiger ist, im Kick-Off folgende Fragen zu stellen:

• Wer sind die Ansprechpartner:innen und welcher ist der kürzeste Kommunikationsweg?
• Welche Responsezeiten sind gewünscht und realistisch?
• Wo werden gemeinsame Dateien abgelegt? Gibt es eine Cloud oder einen Sharepoint?
• Welche Datei-Formate und Software-Anbieter werden unterstützt, welche nicht?
• Wie oft werden gemeinsame Meetings angelegt? Setzen wir daily/weekly/monthly Besprechungen an?
• Wie häufig und in welcher Form werden Erfolgsmessungen durchgeführt?
• Was sind die Etappensiege? Welche Deadlines gibt es, was und wann sind die Milestones?

Wie gezeigt, erfüllen Kick-Off-Workshops zahlreiche Funktionen. Sie stiften Klarheit und Sicherheit – obendrein können sie Teammitglieder extrem motivieren. Denn wenn der Startschuss fällt, dann auch hörbar – sozusagen WITH A BANG!