Neue Projekte stehen an, neue Teams bilden sich. In der Agenturbranche gehört das schon fast zum Business-as-Usual. Klar, erfordern wandelnde Jobs, Aufgaben und Konstellationen auch eine optimale Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Um die Zusammenarbeit auf ein tragfähiges Fundament zu stellen, gibt es zumeist einen eröffnenden Workshop: der sogenannte Kick-Off-Workshop. Hier erfahrt ihr, warum wir Kick-Offs an den Anfang jeder Zusammenarbeit stellen und wofür wir diese effektiv nutzen.
Die Top 5 Gründefür Kick-Offs
1. Akteur:innen & Arbeitsweisen kennenlernen
2. Aufgaben & Erwartungen präzisieren
3. Bewusstsein für Ziele und Zielgruppen schaffen
4. Richtungen besprechen: visuelle & inhaltliche Ideendusche
5. Workflows &  Timings besprechen

1. Beschnuppern & Arbeitsweise kennenlernen

Jedes Team verfügt über individuelle Charaktere, jeder davon mit einer eigenen Arbeitsweise. Der Kick-Off-Workshop dient dazu, die Projektpartner:innen gegenseitig vorzustellen, kennenzulernen und mit den anderen vertraut zu werden. Auf die Art wird der Grundstein für eine offene Kommunikation auf Augenhöhe gelegt.

Zudem hilft es, die Arbeitsweise der anderen Seite zu verstehen. Wird hier eher flexibel und agil gearbeitet? Reichen grobe Milestones, Absprachen und Leitplanken oder braucht's einen klassischen Projektplan in Excel, der bis ins Kleinste geht? Welche Kommunikationswege sind für eine effiziente Abstimmung hilfreich bzw. gelernt? Sind die Kund:innen hier vielleicht sogar offen für Neues? All das und mehr hilft ein Auftakt-Workshop zu beantworten.

2. Aufgaben & Erwartungen präzisieren

Das Erstgespräch wurde geführt, ein Angebot geschrieben und angenommen – da kann es schon mal sein, dass a) eine gewisse Zeit ins Land geht und b) sich Dinge, Konstellationen, Rahmenbedingungen etc. geändert haben. Umso wichtiger ist es, im Auftaktmeeting ganz deutlich Erwartungen an das Projekt zu rekapitulieren und die daraus entstehenden Aufgaben erneut zu besprechen. So werden Umfang und Anforderungen ins Bewusstsein gerückt, damit alle Beteiligten auf der sicheren Seite sind und ein gemeinsames Projektverständis entsteht.

3. Erarbeitung der Ziele und Zielgruppen

Transparenz und Austausch sind das A und O. Damit Erfolge messbar werden, werden direkt zu Projektbeginn die Ziele sowie die Key Performance Indicators (KPIs) gemeinsam festlegt. Gleiches gilt auch für die Zielgruppen und Audience. Ähnlich wie bei einem Briefing werden auch in diesem Bereich alle auf einen Nenner gebracht und können sich zum Projekterfolg committen.

Sollte während des Projekts etwas unklar sein, hilft es, sich die im Kick-Offs verabschiedeten Ziele und Zielgruppen erneut vor Augen zu führen und sich auf diese zu konzentrieren. Dementsprechend können dann die Aufgaben und Maßnahmen neu definiert und priorisiert werden. Zudem fördert dieser wichtige Schritt, dass alle nachhaltig an einem Strang ziehen – und sich der gesteckten Ziele zu erinnern, liefert gerade bei Projekten mit längerer Laufzeit immer wieder einen Motivationsschub fürs ganze Team.

Kreativität ist Intelligenz, die Spaß hat.

Albert Einstein
(natürlich)

4. Richtungen besprechen: visuelle & inhaltliche Ideendusche

Halten wir's mit Albert Einstein: "Kreativität ist Intelligenz, die Spaß hat." Also habt zumindest kurz Spaß in euren Kick-Offs und plant ein Zeitfenster für den Austausch kreativer Ideen fest ein. Warum? Auf die Weise können sich alle Beteiligten über die "Bilder im Kopf" verständigen und bekommen mehr Sicherheit für die gewünschten Stile und Richtungen – sei es sprachlich vom Wording und Tone her, oder grafisch bzw. visuell. Ja, der grundsätzliche Look and Feel kann also schon in Form einer kurzen Ideendusche im ersten Kick-off umrissen werden.

5. Workflows & Timings besprechen

Damit die Zusammenarbeit möglichst reibungslos und effizient verläuft, sollte sich schon in der Initial-Besprechung über die Workflows und Timings ausgetauscht werden. Die Arbeitsabläufe sehen in jeder Agentur und in jedem Unternehmen anders aus, weshalb es umso wichtiger ist, im Kick-Off folgende Fragen zu stellen:

  • Wer sind die Ansprechpartner:innen und welcher ist der kürzeste Kommunikationsweg?
  • Welche Responsezeiten sind gewünscht und realistisch?
  • Wo werden gemeinsame Dateien abgelegt? Gibt es eine Cloud oder einen Sharepoint?
  • Welche Datei-Formate und Software-Anbieter werden unterstützt, welche nicht?
  • Wie oft werden gemeinsame Meetings angelegt? Setzen wir daily/weekly/monthly Besprechungen an?
  • Wie häufig und in welcher Form werden Erfolgsmessungen durchgeführt?
  • Was sind die Etappensiege? Welche Deadlines gibt es, was und wann sind die Milestones?

To Kick-off with a Bang!

Wie gezeigt, erfüllen Kick-Off-Workshops zahlreiche Funktionen. Sie stiften Klarheit und Sicherheit – obendrein können sie Teammitglieder extrem motivieren. Denn wenn der Startschuss fällt, dann auch hörbar – sozusagen WITH A BANG!

kick-off workshop Projektmanagement Unternehmenskommunikation