Online Tools zur effizienten Arbeitsorganisation

Notizbücher, Ablagen und Ordner, ob digital oder im Schrank: Alles Dinge, die im Laufe des Arbeitsalltags – so scheint es manchmal – ein Eigenleben führen und sich wie von selbst vermehren, zu Stapeln häufen oder durch die Abwesenheit einer geordneten Struktur glänzen. Gerade auch aus dem hektischen Agenturalltag kennen wir diese kleinen Misslichkeiten des Alltags und haben dem natürlich schnell Abhilfe geschaffen. Denn im Internet lassen sich viele nützliche Tools aufspüren, die die Arbeitsorganisation erleichtern und zu mehr Effizienz beitragen. Welche Helferlein uns im Laufe der Jahre ans Herz gewachsen sind, möchten wir heute verraten.

Slack

Ein volles Postfach, ein Telefon, das nicht still steht, oder einfach direkte Zurufe durchs Büro: Wer doch lieber auf einen geordneten Weg der internen Kommunikation zurückgreifen möchte, der ist bei Slack richtig. Genau wie 45.000 andere Teams und damit 365.000 täglich aktive Nutzer greifen wir schon seit geraumer Zeit auf diese Anwendung zurück, wenn es um kurze Absprachen, nützliche Tipps oder die Abstimmung bei Projektarbeiten geht. Denn bei Slack lassen sich unterschiedliche Kanäle zu bestimmten Themen anlegen, denen einzelne Teammitglieder – je nach Arbeits- oder Projektlage – beitreten können. Zudem können hier Dokumente hochgeladen, Direktnachrichten geschrieben und private Gruppen angelegt werden. Ideal also für alle, die kurze Wege und eine strukturierte Kommunikation bevorzugen.

SproutSocial

Weniger zur internen Kommunikation, dafür aber unerlässlich für die externe Kommunikation, ist für uns inzwischen das Monitoring Tool SproutSocial geworden. Für Social Media Manager ein Muss, wenn es darum geht, in der Flut der Kommentare, Erwähnungen oder Direktnachrichten nicht unter zu gehen. Zusätzlicher Benefit: Bei SproutSocial lassen sich auch Beiträge für die unterschiedlichsten Netzwerke terminieren, sodass man redaktionelle Arbeiten verschlanken kann. Eine ausführliche Beschreibung zu den unterschiedlichen Redaktionstools haben wir auch auch schon einmal in unseren 5 Tools für Community Manager verbloggt.

SMAC-Wiki

Wie es in einem Unternehmen nun mal so ist, es arbeitet nicht immer diesselbe Person an einer Aufgabe. Damit Projekt-Wissen auch übersichtlich gespeichert und geordnet werden kann, nutzen wir zur Dokumentation von beispielsweise Check-Listen, Zugangsdaten oder Musterpräsentationen ein SMAC-internes Wiki. Dies verschlankt nicht nur interne Kommunikationswege und entlastet den Server, sondern ist beispielsweise auch unerlässlich bei der Einarbeitung neuer SMAC-Mitglieder – kann so doch schnell auf benötigtes Wissen zurückgegriffen werden.

Toggl

Bei der Arbeit für Kunden ist Toggl für uns ein kleiner, aber wichtiger Helfer. Mit diesem Tool können einzelne Projektschritte dokumentiert und zeitlich erfasst werden, denn schließlich ist es für zahlende Kunden nicht ganz unwichtig, den Ablauf eines Projektes und den zeitlichen Aufwand dahinter abschätzen zu können. Mit Toggl kann man einzelne Arbeitsschritte zeitlich dokumentieren, mittels Tags strukturieren und sich am Ende eine zeitliche Zusammenfassung der erbrachten Leistung zusammenstellen lassen. Ein Dienst also, der für effektives Zeitmanagement steht.

FastBill

 

Für wen Zahlen und Bilanzen eher den unliebsamen Teil des Jobs darstellen, für den macht FastBill die Arbeit etwas einfacher. Bei diesem Dienst kann man Kunden hinterlegen, Angebote schreiben, Rechnungen erstellen und sich einen Überblick zu Ein- und Ausnahmen des eigenen Unternehmens verschafffen. Alle wichtigen Informationen laufen zentral und übersichtlich auf dem Dashboard zusammen. So erleichtert FastBill jedem die Arbeit, für den der Taschenrechner eher ein unliebsames Accessoire ist.