Non-Profit Camp: Endspurt in der Event-Organisation

Am Samstag ist es soweit, das Non-Profit Camp geht in die zweite Runde. Nach dem großen Erfolg des letzten Jahres freuen wir uns auf viele bekannte Gesichter, neue Teilnehmer und vor allem wieder spannende Sessions & lebhaften Austausch! Damit auch diesmal wieder alles rund läuft, stehen nun die letzten Punkte der Event-Organisation auf dem Programm.

Im Oktober 2015 lief die Promotion an, neben klassischer Pressearbeit hat das Orga-Team vor allem über soziale Netzwerke die Kommunikation mit den Anspruchsgruppen voran getrieben. Facebook-Seite und Twitter-Kanal wurden im Wechsel betreut und mit relevanten Informationen zum Thema Non-Profits und Digitales bespielt. Auch der interne Austausch wurde über eine gemeinsame Facebook-Gruppe organisiert, so konnte jeder Mit-Organisator die anderen auf dem Laufenden halten. Nun gilt es noch festzulegen, wer die Kanäle am Tag des Camps pflegt – denn schließlich ist Interaktion unter dem Hashtag #NPcamp mehr als erwünscht.

Neben Content-Erstellung und Community Management sind es auch persönliche Kontakte, die die einzelnen Organisatoren in die Event-Planung mit einbringen. Das positive Feedback des letzten Camps machte es natürlich einfach, viele der Unterstützer wieder für die Veranstaltung zu gewinnen. So waren die Sponsoren für Kuchen, Kaffee, Mettbrötchen und vieles mehr schnell gefunden und die Versorgung der Teilnehmer am Event-Tag gesichert.

Event-Organisation vor Ort

Doch nicht nur virtuell müssen Informationen geteilt und verbreitet werden, auch an Ort und Stelle soll den Besuchern die Orientierung möglichst leicht fallen. Hierzu werden aktuell die letzten Print-Materialien erstellt und gedruckt: Namensschilder, Raumbeschriftungen, Roll-Ups, Wegweiser, etc., da fällt doch immer einiges an. Dank der Erfahrung, die wir mittlerweile in der Event-Organisation gesammelt haben, kommt aber auch hier kein Stress auf.

Am Tag der Veranstaltung ist vor allem die klare Zuteilung der Verantwortlichkeiten wichtig. Wer betreut Raum A/B/C, händigt Namensschilder aus, kümmert sich um die Kaffeeversorgung(!), öffnet dem Essens-Lieferanten die Türe usw. usw. Ein eingespieltes Orga-Team ist hier Gold wert und das merken am Ende auch die Teilnehmer.

Aufbau, Abbau, Feierabendbierchen

Bis zum Start des Rahmenprogramms am Freitag sind es vor allem noch ein paar Handgriffe, die gemacht werden müssen. Räume bestuhlen und für die Teilnehmer vorbereiten, Obst besorgen, WLAN einrichten, Geschirr bereit stellen, etc., alles damit der Samstagmorgen so entspannt wie möglich abläuft.

Am Ende packen alle nochmal mit an und sorgen dafür, dass die zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten auch so verlassen werden, wie wir sie vorgefunden haben. Danach haben sich alle ihr Feierabendbier redlich verdient. 😉

Ihr merkt schon, Event-Organisation hat viel damit zu tun, Listen zu erstellen und den Überblick zu behalten. Dazu braucht es zuverlässige und engagierte Personen, die Sorge für die Hauptanliegen einer Veranstaltung tragen: Spannende Inhalte, ein möglichst reibungsloser Ablauf und die Zufriedenheit der Besucher. Wir freuen uns auf das Wochenende beim Non-Profit Camp!

Noch kein Ticket? Dann aber schnell hier entlang. 🙂